La Facilitation

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Benoit est venu partager des techniques de facilitation expliquées dans ce compte rendu.

Objectif: donner quelques outils pratiques pour mieux organiser/gérer les réunions

1) Créer une ambiance agréable :


    - POSTER D'ACCUEIL à l'entrée avec un titre flashy, des dessins à la main
    - Étiquettes avec prénom sur la poitrine pour pouvoir s'adresser facilement aux personnes
    - Petits CARNETS en cadeau, à personnaliser avec des gommettes : pour écrire au fur et à mesure ce qu'on apprend dans la session (Voir GOLDMINE ci-dessous)

2) Présenter l' AGENDA-BLOC VISUEL


   - Visuellement, mettre l'objectif en bas (ou à droite), le rappeler
   - Mettre des "blocs de temps" représentant chaque section (mais ne pas trop détailler pour garder un peu de marge)
   - Le laisser affiché pour que tout le monde voit l'avancement / le retard

3) WEATHER REPORT


  - Chaque participant écrit son nom et dessine son humeur sous format "météo" (soleil, pluie, nuageux...)

4)  TABLE SEATING

  puis il vient coller le post-it sur un schéma de la salle (pour se rappeler où sont positionnés les gens / qui est qui)

5) ICE BREAKER


  Par petit groupe (note: par manque de temps, sinon à faire avec le groupe au complet), choisir une image qui représente un "bon organisateur de réunion" et expliquer aux autres pourquoi.
  => permet de faire connaissance en se "livrant" un peu, crée un sentiment de confiance dans le groupe (autres possibilités: citer un héros, un cadeau qui vient d'être fait,...)
  => pousse les participants à se "brancher" sur le sujet avec leur propre réflexion face à l'image

6) IDEA COLLECTION


  Chaque participant écrit une idée par post-it - Thème : vos expériences difficiles de réunion (et donc, vos attentes sur la session)

7) DOMINO PARTAGE


   Le premier participant colle et explique son idée. Si quelqu'un a une idée similaire, il vient la coller à côté. Puis on prend une nouvelle idée que l'on met dessous. Ainsi les thèmes se dégagent naturellement et de manière plus fluide


8) AFFINITY DIAGRAM


  Le facilitateur, quand un thème est identifié, s'assure que les post-its sont bien regroupés et écrit un post-it avec le thème en gros caractères, bien visibles
   -  On continue jusqu'à ce que tous les post-its soient affichés et regroupés. Le facilitateur vérifie que les participants sont d'accord avec les thèmes et les regroupements

9) DOT VOTING


   Pour dégager rapidement les idées les plus importantes pour le groupe, trois votes sont donnés à chaque participant, via des gommettes qu'ils positionnent en haut de chaque post-it Thème.
   - Puis le facilitateur classe les thèmes et garde les thèmes les plus votés.

10) AVANT la réunion


(les participants ont fourni leurs idées à l'oral, notées par le facilitateur)
   a. Définir les objectifs / les livrables (Décisions ? Actions ? Informations ?)
   b. Choisir les participants (en fonction des objectifs)
   c. Définir l'ordre du jour (agenda) avec le temps alloué à chaque sujet
   d. Fixer la date (vérifier la disponibilité des gens)
   e1. Préparer la logistique : salle, etc....
   e2. Préparer les supports (Présentations, ébauche de compte-rendu,...)
   f. Lancer l'invitation

11) PENDANT la réunion


(les participants ont collé leurs bonnes pratiques via un domino partage)
   a. Rappeler les objectifs !
   b. Faire parler tout le monde, demander l'avis des autres (utile avec les "coqs" et les "introvertis")
   c. Avoir une personne Time Keeper (qui surveille la gestion du temps)
   d. Contre le syndrome "orateur mou": Avoir un contact visuel avec les participants, savoir réorganiser l'agenda si des thèmes intéressent peu de monde, faire participer (ex: coller des post-its, voter,...)
  e. Contre le "saboteur":
        - demander l'avis des autres, s'approcher de lui, lui tourner le dos, lui toucher l'épaule pendant qu'on parle à quelqu'un d'autre.
         -  NOTER, NOTER, NOTER visuellement les idées des "coqs" ou des "saboteurs" : ils veulent être entendus. Faire des schémas, des process, des plannings, etc... Cf les exemples dans le bouquin "Visual meetings"
         - Attention, si "tension", il faut peut-être intervenir (exemples: s'arrêter de parler, avoir un ton plus sec... voire lui demander de sortir). Toujours réfléchir à: suis-je capable d'intervenir ? comment intervenir de manière PROPORTIONNÉE ? le groupe aura-t-il le temps de digérer mon intervention ?
   f. Pour éviter les réunions interminables: si pas de Décision possible, distribuer des Actions (= creuser scénario 1 et 2), et proposer une nouvelle date.
   g. Une BONNE ACTION: verbe, porteur, délai (= discuté / agréé en réunion)
   h. Contre le "retardataire": annoncer les gages et les faire avec eux (exemple: danser devant le groupe, faire de la "Air Music" sans instrument)

12) APRÈS la réunion


  a. Identifier clairement sur le compte-rendu : Décisions / Infos, et Actions (qui ont les colonnes "Porteur" et "Délai" remplies). => Cf Exemple dans le PDF en Référence.
  b. Envoyer rapidement le compte-rendu (2 à 3 jours Max après - important de l'avoir préparé avant !)  - plus tard, l'information n'est plus assez fraîche (d'autres discussions peuvent avoir eu lieu) et les participants n'auront plus assez de temps pour les actions.

13) GOLDMINE:


  Chaque participant prend un peu de temps individuellement pour écrire dans son carnet les choses qui l'ont marqué / les idées qu'il souhaite retenir et appliquer.
   Quelques idées marquantes sont partagées avec le groupe

14) FEEDBACK sur la session


   Les participants reçoivent des Étiquettes "I Like" (= thème apprécié), "I comment" (= J'ai un commentaire: XXX),  "I Propose" (= J'ai une idée), "I learned" (= J'ai appris) et les collent sur les visuels de la session pour faire un retour au facilitateur.

 

Bibliographie et ressources

 

Prochain Yes Group:

La prochaine soirée sera sur le thème des Croyances limitatives. Teddy nous présentera comment se font et se défont les croyances limitatives. Nous nous retrouverons au royal opéra "métro: pyramide" le mardi 01 octobre.
J’ai hâte de tous vous revoir. Passez une très bonne fin de semaine.

Last modified ondimanche, 05 octobre 2014 12:53
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